Handbuch zur Veranstaltungsdatenbank der EKvW

www.veranstaltungen-ekvw.de ist eine Datenbank für Gottesdienste und Veranstaltungen im Bereich der Evangelischen Kirche von Westfalen. Gemeinden, kirchliche Einrichtungen inklusive Diakonischer Werke, die einen Zugang beantragt haben, können unter www.veranstaltungen-ekvw.de ihre Termine eingeben.

Nur einmal eingeben - vielfältig nutzen!

Gottesdienste und Veranstaltungstermine gehören zu den wichtigsten Informationen einer Kirchengemeinde oder Einrichtung. Potentielle Besucher sollen informiert und eingeladen werden. Dies geschieht in vielfältigen Medien z.B. im Internet, im Gemeindebrief, im Schaukasten, bei Abkündigungen im Gottesdienst, in speziellen Flyern, in der örtlichen Presse etc.
Alles, was mit Terminen zu tun hat, muss organisatorisch betreut werden. So braucht es im Pfarramt oder in der Einrichtung z.B. Terminübersichten oder Raumbelegungspläne.

Tipp: Mit veranstaltungen-ekvw.de müssen die Veranstaltungsinformationen nur einmal eingegeben werden und die meisten Anforderungen können zentral verwaltet werden. Zusätzliche eigene Listen müssen meist nicht erstellt werden, sondern werden von veranstaltungen-ekvw.de automatisch zur Verfügung gestellt. Dies schafft Synergien, spart Zeit und vermeidet Fehler.

Vorteile beim Eingeben der Termine

Sofort zu nutzen und kostenlos
Es ist keine spezielle Software auf dem eigenen Computer nötig, es gibt also auch keine technischen Probleme bei deren Installation. Auch fallen keine zusätzlichen Kosten an. Man braucht lediglich einen Internetzugang, um www.veranstaltungen-ekvw.de aufzurufen und kann nach der Anmeldung sofort starten.
Termin-Eingabe weitestgehend selbsterklärend und an kirchliche Bedürfnisse angepasst
Die Eingabe erfolgt über Formulare. Spezielle Formulare gibt es z.B. für kirchenmusikalische Veranstaltungen oder Gruppen und Kreise.
Weiterführende Hilfe verfügbar
Alle Funktionen sind ausführlich in diesem Online-Handbuch beschrieben. Weitere Fragen können Sie per E-Mail richten an support@ekvw.de

Vorteile beim Ausgeben der Termine

Einmal eingegebene Termine können auf vielfältige Weise angezeigt oder ausgedruckt werden.

Immer aktuell aus einer Quelle

Werden die Termine korrekt und zeitnah in www.veranstaltungen-ekvw.de eingepflegt und ggf. korrigiert (wenn sich Veränderungen ergeben), hat man eine immer aktuelle Übersicht, auf die man dezentral zugreifen kann. So können z.B. verschiedene Gemeinde-Mitarbeitende online Informationen abfragen (z.B. eine Raumbelegung prüfen) - auch außerhalb der Bürozeiten im Pfarramt. Man kann www.veranstaltungen-ekvw.de auch zur einzig gültigen Referenz für Termine der Gemeinde bzw. der Einrichtung machen. Nur das, was dort eingetragen ist, gilt dann. So gibt es keine Missverständnisse wegen doppelter Kalenderführung etc

Anzeige im Internet auf Ihren Gemeinde- und/oder Kirchenkreis-Seiten

Mit einem kleinen Skript kann die Anzeige im Internet individuell angepasst werden. (Beispiel Terminübersicht, alle Veranstaltungen einer Gemeinde. Falls Sie den Homepagebaukasten der EKvW nutzen, ist die Funktion schon eingebaut.) Eine Terminübersicht kann auch mit Google-Kalender in eine Internetseite eingebunden werden. Abgelaufene Termine werden automatisch ausgeblendet. Die Bearbeitung der Termine läuft ausschließlich über www.veranstaltungen-ekvw.de und wird automatisch auf die Internetseite übernommen - eine zusätzliche Pflege der Anzeige auf der Gemeinde- bzw. Dekanatswebsite ist nicht notwendig.

Automatisch auf thematischen Websites der Evangelischen Kirche von Westfalen anzeigen

z.B. auf www.evangelisch-in-westfalen.de, www.weihnachtsgottesdienste.de, www.ostergottesdienste.de, www.reformationstag.de

Auf Facebook und Twitter anzeigen

Hat man einen Facebook- oder Twitter-Account, kann man dort sehr einfach Veranstaltungen einbinden, die vorher in www.veranstaltungen-ekvw.de eingegeben wurden.

Exportieren der Termine für Druckausgaben und Übersichtslisten

Individuelle Ausdrucke für Wochenzettel, Zeitungsmeldungen, Gemeindebriefe, Programmhefte, Veranstaltungsflyer, Raumbelegungslisten etc. sind möglich, ebenso verschiedene Exportformate (.rtf z.B. für Word, .csv z.B. für Excel, xml ...) siehe Export.

Terminübersichten automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt per E-Mail erhalten

Regelmäßig wiederkehrende Exporte (z.B. Gottesdiensttermine für lokale Presse, wöchentlicher Aushang im Gemeindebrief, Raumbelegungsliste für Küster) lassen sich einmal definieren und dann automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine oder mehrere Mailadressen schicken. So muss z.B. die Sekretärin den Wochenzettel nicht jedes Mal abfragen, sondern lässt ihn sich zum gewünschten Termin mailen (siehe automatische Exporte).

Termine für Kalenderprogramme abonnieren

eingegebene Termine lassen sich in Outlook (2007 oder höher) und anderen Kalenderprogrammen (z.B. Sunbird, Apple iCal) anzeigen (aber nicht bearbeiten). So kann man z.B. im eigenen Kalenderprogramm die Gemeindetermine ein- bzw. überblenden, um besser planen zu können. Eine Terminübersicht kann auch mit Google-Kalender in eine Internetseite eingebunden werden.

Termine mit dem Handy abfragen

Internetfähige Handys können www.veranstaltungen-ekvw.de auch über den Browser als mobile Version aufrufen.