Veranstaltungen können mit sog. Rückmeldeformularen versehen werden. Rückmeldeformulare können z.B. für eine Anmeldung zu einer Veranstaltung, zur Kartenreservierung, o.ä. genutzt werden. Solche Rückmeldeformulare können sehr frei gestaltet und definiert werden. Jedem Rückmeldeformular wird eine E-Mailadresse zugeordnet. Wenn ein User ein Rückmeldeformular ausfüllt und abschickt, werden die Formulardaten an diese E-Mailadresse gesendet.
Formular erstellen
Ein Rückmeldeformular wird mittels eines Formulareditors erstellt. Der Editor kann im Login-Bereich unter Rückmeldungen>>Formulare aufgerufen werden. Über Neues Formular hinzufügen wird ein neues Formular angelegt; bestehende Formulare können durch Klick auf „Bearbeiten“ editiert werden.
Bei der Neuanlage eines Formulars wird ein Standardformular mit einigen wichtigen Einstellungen vorgeschlagen, welches an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.
- Kurzbezeichnung: ist der eindeutige Name, unter welchem das Formular genutzt werden kann
- Empfänger-Email: ist die E-Mail-Adresse, an welche der Inhalt des Formulars nach „Abschicken“ gesandt wird
- Datenschutz: wenn aktiviert, werden eingetragene Daten nicht in der Bestätigungsemail verschickt
- Linkbezeichnung: erscheint bei der Veranstaltung in der Detailansicht als Text, welcher dem Link zum Formular zugeordnet ist.
- Überschrift: ist die Überschrift der Rückmeldung an die Anmeldenden
- QR-Code: fragt ab, ob ein PDF mit einem QR-Code für die Veranstaltung erstellt und per Mail mitgeschickt werden soll. Der QR-Code dient zur Registrierung am Einlass: Die Teilnehmenden bringen das PDF ausgedruckt oder auf dem Smartphone mit. Der Veranstalter scannt den Code - während er bei Evangelische Termine eingeloggt ist - und das Ticket wird als gescannt markiert. In der Teilnehmendenliste kann man so schnell überblicken, wer da ist und wer noch fehlt.
- Benutzername / Passwort: Wird eine solche Kombination vergeben, sind diese beim Scannen der Eintrittskarten (QR-Code) zu verwenden. Dies hat den Vorteil, dass Helfer / Ordner die Eintrittskarten scannen können, ohne die Zugangsdaten zu evangelische-termine.de haben zu müssen. Sie benötigen dann aber diese Benutzername -Passwort Kombination bei allen Veranstaltungen, bei denen sich Besucher über dieses Formular angemeldet haben. Dieser Benutzername und dieses Passwort ist nur gültig für das Scannen der Eintrittskarten.
In dem darunter stehenden Texteditor wird das Formular entworfen. Dabei werden die aus Evangelische Termine bekannten Bezeichnungen von Platzhaltern benutzt. Über das Symbol „Platzhalter einfügen“ können nach Wahl der Option „Termin-Platzhalter“ die im Auswahlmenü angezeigten Platzhalter verwendet werden.
Die Option „Eingabefeld-Platzhalter“ ermöglicht es, eigene Eingabefelder zu definieren. Derzeit können folgende Feldtypen verwendet werden:
- Einzeiliges Textfeld
- Mehrzeiliges Textfeld
- Auswahl einfach (Menü)
- Auswahl mehrfach (Checkboxen)
- Zählfeld
Jedes Eingabefeld hat einen eindeutigen Namen. Dieser taucht später in der Benachrichtigungs-Mail als Referenz auf. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob ein Feld ein Pflichtfeld ist. Die minimale und maximale Zahl von Zeichen kann festgelegt werden, ebenso die Feldlänge. Durch anklicken von „Einfügen“ wird das entsprechende Datenfeld am Ort des Cursors eingefügt. Achten Sie bitte darauf, dass jedes Feld einen eindeutigen Namen hat!
Zählfeld: Pro Rückmeldeformular kann ein Zählfeld integriert werden. Sobald ein Zählfeld vorhanden ist, wird die mögliche Anzahl an Rückmeldungen anhand der Eintragungen in diesem Feld berechnet. Die maximal mögliche Anzahl an Rückmeldungen wird im Bearbeitungsformular einer Veranstaltung festgelegt: dort wo Sie auswählen, welches Rückmeldeformular bei der Veranstaltung verknüpft wird.
Um ein responsives (Smartphone-taugliches) Formular zu erstellen, verwenden Sie bitte die Schaltfläche "Vorlagen einfügen" des Texteditors. Dort können Sie entweder ganze Formularteile (Adresse, E-Mail und Telefon) oder ein leeres Raster einfügen, das Sie anschließend mit den gewünschten Formularfeldern füllen können. Achten Sie beim Erstellen der Formularfelder darauf, dass die Checkbox "responsiv" aktiviert ist. Die Vorlagen fügen den nötigen HTML-Code ein, der für ein responsives Formular nötig ist.
Über die weiteren Symbole des Texteditors kann das Formular nach Belieben gestaltet werden. Ein wenig Kenntnis von HTML ist hilfreich, aber nicht notwendig.
Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Formular über den Funktionsknopf „Speichern“ gesichert.
Im Veranstaltungstyp auswählbar machen
Um ein Rückmeldeformular an eine Veranstaltung "anzuhängen", benötigt das entsprechende Eingabeformular (Veranstaltungstyp) ein Auswahlfeld dafür. Wenn Sie eigene Veranstaltungstypen definiert haben, können Sie es dort ergänzen. Aktivieren Sie das Feld FEEDBACK_ID.
Im Standard-Formular ist die Auswahl eines Rückmeldeformulares bereits vorgesehen.
Rückmeldeformular auswählen
Jetzt können Sie zu jeder Veranstaltung im gewohnten Bearbeitungsmodus eines Ihrer definierten Rückmeldeformulare aus einem Auswahlmenü wählen.
Zusätzlich lässt sich definieren, wann die Anmeldung freigeschaltet ist oder bis zu welcher Teilnehmendengrenze das Formular online ist (vgl. hierzu das Zählfeld).
Aufgrund der mit den Rückmeldeformularen verbundenen E-Mailadresse gibt es keine globalen oder regionalen Rückmeldeformulare. Der Webmaster möchte ja nicht Ihre Rückmeldungen erhalten.
Rückmeldungen verwalten
Als Veranstalter bekommen Sie pro Rückmeldung eine Mail mit den Daten. Die Daten können Sie aber auch in Ihrem Account unter Rückmeldungen einsehen. Dort sehen Sie auf einen Blick die Anzahl der Rückmeldungen pro Zeitraum. Wenn Sie auf die Rückmeldung klicken, sehen Sie die Details.
Sie können die Rückmeldung bearbeiten und z.B. etwas unter Bemerkung ergänzen. Diese Änderung löst aber keine neue Mail an den Besucher aus. Sie können die Rückmeldungen mit einer Farbcodierung versehen, die Ihnen hilft, Überblick zu behalten. Diese Farbe wird in der 2. Spalte der Tabelle angezeigt und steht zu Beginn auf weiß. Nach diesem Status kann die Übersicht auch sortiert werden.
In der 3. Spalte zeigt ein QR-Code einen erfolgreichen Scan am Einlass an. Diese Rückmeldung wurde somit entwertet bzw. der Besucher oder die Besucherin ist anwesend. Ist die Spalte leer, wurde der QR-Code noch nicht am Einlass gescannt.
Über den CSV-Export können Sie eine Liste erstellen und speichen, die Sie via Tabellenkalkulation wie Excel oder OpenCalc für Ihre Bedürfnisse bearbeiten können.
Hinweis: Eine Bestellung von mehreren Karten mit einer Rückmeldung ist theoretisch über das Bemerkungsfeld möglich. Das System zählt aber die Anzahl der Rückmeldungen. So kann es zu Überschreitungen der Teilnehmendenzahl kommen, weswegen eine Überprüfung der Angaben während des Anmeldeprozesses wichtig ist. Sinnvoller ist es, wenn jede Karte einzeln mit den enstprechenden Personenangaben bestellt wird.
Datensicherheit
Die Rückmeldeformulare verwenden eine SSL-Verschlüsselung (https) zur Datenübertragung. Die eingetragenen Daten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.