Ressourcen-Verwaltung
Die Ressourcenverwaltung bietet die Möglichkeit, zu jeder Veranstaltung auch die Dinge, die für die Veranstaltung wichtig sind, mit anzugeben. Das können Räume, Beamer, Zelte, Flipcharts, Moderationskoffer oder auch Personen (z.B. Organist, Küster, etc.) sein. Die Ressourcenverwaltung hilft, über die Verwendung dieser Ressourcen den Überblick zu behalten.
Sie gelagen zur Ressourcen-Verwaltung, indem Sie im Menü auf der linken Seite den Menüpunkt Struktur anklicken. Hier finden Sie den Überblick zu allen Informationen, die Sie zu einer Veranstaltung eingeben möchten: Ansprechparter, Veranstaltungsorte und auch Ressourcen.
Ebenso wie Veranstaltungsorte und Ansprechparter können Sie die Ressourcen an dieser Stelle verwalten.
Hier für haben Sie folgende Möglichkeiten:
Durch das klicken auf den Button Erstellen können Sie eine neue Ressource definieren.
- Sie können eine Kategorie auswählen: die Kategorien dienen der Strukturierung auf dem Übersichtskalender (Verwendungsübersicht)
- den Namen eingeben
- die Ressource genauer beschreiben,
- optional mit einer Farbe und einem Schlagwort versehen (Über Schlagworte können die Ressourcen auf der öffentlichen Seite für Buchungsanfragen gruppiert werden.)
- ein Bild hochladen (dieses erscheint, wenn Sie die Ressource auch öffentlich anbieten möchten),
- zwei Optionen festlegen:
- Auf Doppelbelegung prüfen: das System prüft beim Hinzufügen einer Ressource zu einem Termin, ob diese noch verfügbar ist und gibt ggfs. eine Warnmeldung aus.
- Festlegen, ob diese Resource auch auf der Detailseite einer Veranstaltung öffentlich angezeigt werden soll.
- Einen zeitlichen Puffer festlegen. Dieser Puffer wird bei der Prüfung auf Doppelbelegung berücksichtigt.
- Sie können ihre Ressource für andere Veranstalter freigeben, wenn diese auch von anderen genutzt werden können soll.
- Sie können optional eine Geoposition festlegen.
- Sie können festlegen, ob ein oder mehrere Mitarbeitende eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten sollen, wenn eine Ressource angefordert wird. Alternativ können Sie auch sog. Ressourcenreports (wöchentlich, monatlich) anlegen.
- Sie können ihre Ressourcen für öffentliche Buchungsanfragen freigeben. So kann z.B. über Ihre Website angefragt werden, ob der Gemeindesaal für eine Tauffeier gemietet werden kann. Geben Sie dafür ggfs. weitere Informationen zum Mietpreis oder zur Abholung ein. Sie können ein oder mehrer E-Mailadressen angeben, die bei einer Buchungsanfrage benachrichtigt werden.
Tipp: Im Bereich Hinweise ist auch möglich einen Link einzugeben. An dieser Stelle können Sie beispielsweise auf AGBs hinweisen, die auf Ihrer Website hinterlegt sind.
Sobald Sie Ressourcen angelegt haben, können Sie diese zu Ihren Veranstaltungen hinzufügen. Sie finden das entsprechende Auswahlfeld auf der Bearbeitungsseite jeder Veranstaltung unterhalb der Kanalzuordnung. Die Seite "Ressourcenübersicht" zeigt eine kalendarische Tages- oder Wochenansicht (7 Tage), in der die Verwendung ihrer Ressourcen gelistet ist. Sie finden Sie über den Menüpunkt "Veranstaltungen" -> "Ressourcenübersicht".