Der Veranstaltungskalender bietet die Möglichkeit, regelmäßig benötigte Exporte zu automatisieren. Dabei wird zu einer festgelegten Zeit ein vordefinierter Exporte erstellt und an die angegebene E-Mailadresse geschickt.
So kann z.B. die Zeitungsredaktion automatisch regelmäßige Meldungen erhalten oder die Pfarramtssekretärin am Donnerstagmorgen in ihrem E-Mail-Postfach den Wochenzettel für den Aushang vorfinden.
Veranstalter und Gruppenadministratoren können Exporteinstellungen bei Export >> Gesp. Einstellungen bzw. Export regional >> Gesp. Einstellungen abspeichern. Diese vordefinierten Export können automatisiert werden.
Die automatischen Exporte können unter Export >> Automatisierte Exporte erstellt, bearbeitet und sortiert werden.
Über den "Erstellen"-Button auf der Seite der Automatisierten Exporte wird ein neuer "Job" angelegt.
- Vergeben Sie einen internen Namen
- Wählen Sie das Intervall der Ausführung: Entweder Jede Woche an einem festgelegten Wochentag oder monatlich an einem best. Tag des Monats
- Wählen Sie die Uhrzeit der Ausführung. Die Ausführung ist zu jeder vollen Stunde möglich.
- Wählen Sie den vordefinierten Export. Ggfs. müssen Sie zunächst einen individuellen Export erstellen.
- Geben Sie den Zeitraum an, den der Export umfassen soll. Der Orientierungspunkt ist jeweils das Ausführdatum. Wenn der Zeitraum die Woche ab dem Ausführdatum umfassen soll, geben Sie ein: Start = Exporttag + 0 Tage, Ende = Exporttag + 7 Tage
- Geben Sie die E-Mailadresse(n) an, an die der Export geschickt werden soll. Mehrere Adressen bitte mit Komma trennen. Die Empfänger sollten über diesen automatischen Export auf jeden Fall informiert werden!
- Tragen Sie Ihre E-Mailadresse als Absender ein.
- Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile
- Schreiben Sie einen kurzen Erläuterungstext, damit der Empfänger die E-Mail richtig zuordnen kann. Sinnvoll ist es, hier auch noch eine Kontaktadresse zu hinterlassen.
- Schließen Sie mit Speichern ab.
Wichtig:
- Es empfiehlt sich, den automatischen Export zunächst zu testen, und als Empfänger die eigene E-Mailadresse anzugeben.
- Jeder automatische Export kann später bearbeitet und verändert werden.
- Auf der Einstellungsseite des Exportes, kann ein automatischer Export auch auf Aktiv: Nein gesetzt werden!
- Die Übersicht zeigt das Ausführungsintervall, die Empfängeradressen und den Zeitpunkt der letzten Ausführung.